Las oficinas siguen reinventándose

Las oficinas corporativas en el mundo desarrollado se encuentran en plena transformación ante las nuevas tendencias del mundo laboral – suscitada por la aparición de las tecnologías de la 4ta Revolución Industrial (4IR) -como la automatización de las ocupaciones y el teletrabajo (ver Lampadia: Automatización demandará nuevos empleos y habilidades).

Sin embargo, como The Economist señaló en un reciente artículo que compartimos líneas abajo, esta fase de cambio aún se encuentra en un proceso mancebo. Las organizaciones todavía se encuentran probando diferentes distribuciones de sus espacios físicos para menguar el aburrimiento de los trabajadores que se ven sometidos día a día muchas veces a la misma rutina en las oficinas.

Pero más importante aún, es que a los grandes directivos les está faltando pensar fuera de la caja, puesto que aún no se encuentran explotando plenamente las herramientas provistas por el Internet tanto actual como futuro, que prometen explorar esquemas de contratación laborales que no impliquen concentrar al personal en los grandes ámbitos urbanos. Ello posibilitaría no solo descentralizar la toma de decisiones mejorando la productividad, sino también reducir sustancialmente los costos fijos arraigados al uso de espacios físicos en las compañías (mantenimiento de oficinas, gastos de servicios, capacitaciones presenciales a trabajadores, entre otras).

Además, con la llegada del 5G y el Internet de las Cosas (IoT), cualquier dispositivo físico podrá estar conectado en el mundo a velocidades de descarga 10 a 20 veces más rápidas que las que tenemos con la actual tecnología 4G, mediante la incrustación de chips (ver Lampadia: Los avances del Internet de las cosas, ¿Cómo impulsará el 5G a nuestras vidas?). Ello impulsará las relaciones laborales fuera de los centros empresariales, pudiendo trabajar desde prácticamente cualquier parte del mundo.

En este sentido, predecimos buenos visos para el futuro de las oficinas y esperamos que las empresas en Occidente así como el mundo emergente, del cual el Perú es parte, puedan adecuarse con facilidad a estos nuevos procesos del mundo interconectado. Lampadia

El futuro de la oficina
Incluso si WeWork está en problemas, la oficina aún se reinventa

Podría conducir a un sistema de dos niveles

The Economist
28 de setiembre, 2019
Traducido y glosado por Lampadia

“De nueve a cinco, tengo que pasar mi tiempo en el trabajo”, gritó Martha y los Muffins en 1980. “Mi trabajo es muy aburrido, soy empleado de oficina”. Muchos de los cientos de millones de personas que viajan para entrar a una oficina se sentirá tan abatido ante la perspectiva como lo hizo Martha. La oficina necesita una renovación. Pero la crisis en WeWork, una moderna firma de alquiler de oficinas cuyo jefe, Adam Neumann, renunció esta semana después de que su intento de flotar sus acciones se convirtiera en una debacle, muestra que las empresas todavía están luchando por encontrar un nuevo formato.

La gran oficina, como la fábrica, es un invento de los últimos dos siglos. La fábrica surgió debido a la maquinaria eléctrica, que requería que los trabajadores se reunieran en un solo lugar. Las grandes oficinas surgieron de la necesidad de procesar mucho papeleo y de que los gerentes instruyeran a los empleados sobre qué hacer. Pero ahora, Internet, la informática personal y los dispositivos portátiles significan que las transacciones se pueden tratar en pantalla y los gerentes pueden comunicarse instantáneamente con sus trabajadores, estén donde estén. La necesidad de que el personal esté en un solo lugar se ha reducido drásticamente.

Puede surgir un nuevo modelo: la energía eléctrica se utilizó por primera vez en la década de 1880, pero no fue hasta la década de 1920 que las fábricas cambiaron su diseño para aprovecharla al máximo. El nuevo modelo tendrá que equilibrar tres factores: el deseo de muchos trabajadores de un horario flexible; el alto costo para las empresas de mantener espacio de oficina; y el deseo compensatorio de reunir trabajadores calificados en un solo lugar, con la esperanza de que esto mejore la colaboración.

Las personas que trabajan en casa o en un Starbucks no necesitan desplazamientos estresantes y pueden ajustar sus horarios para adaptarse a su estilo de vida. A su vez, esa flexibilidad permite a las empresas reducir el espacio. Nuestro análisis de 75 grandes empresas de servicios cotizados en EEUU y Gran Bretaña muestra que los costos anuales de alquiler por empleado han disminuido en un 15% en los últimos 15 años, a US$ 5,000. Muchas empresas operan un sistema hot-desking donde los trabajadores encuentran un nuevo asiento todos los días. En las oficinas londinenses de Deloitte, una consultora, 12,500 personas tienen acceso al edificio, pero solo hay 5,500 escritorios disponibles.

Pero el hot-desking puede ser alienante. Todas las noches, los trabajadores deben borrar todo rastro de su existencia, ocultando sus posesiones. Cuando se apiñan en escritorios ubicados juntos, los trabajadores usan auriculares para callar a los vecinos ruidosos. Los estudios sugieren que esto lleva a más correos electrónicos y menos comunicación cara a cara. Demasiado para la colaboración y la camaradería.

Los trabajadores altamente calificados pueden ser repelidos por estas condiciones. Por lo tanto, la unidad de hot-desking ha estado acompañada de una tendencia compensatoria, en la que esta élite obtiene mejores instalaciones. Los que necesitan concentrarse tienen espacios tranquilos. Una mejor iluminación y aire acondicionado apuntan a mantener saludables a los empleados. La nueva sede de Apple tiene parques, un prado y un auditorio para 1,000 personas. La esperanza es que cuando los trabajadores se mezclan o se relajan, eso generará ideas.

Todo esto parece un cambio hacia un mundo de trabajo al estilo de una aerolínea, con asientos económicos para los drones y lujo de clase ejecutiva para trabajadores calificados, que disfrutan de algunos de los beneficios que una vez estuvieron reservados para los altos ejecutivos. Pero esta es una compensación difícil de lograr. WeWork ofrece un servicio de “economía premium” en el que una gama más amplia de trabajadores puede obtener algunas ventajas. Pero los temores de que sus ingresos por alquiler puedan ser insuficientes para compensar sus US$ 47,000 millones de pasivos por arrendamiento fueron una de las razones por las que su IPO se retrasó.

La oficina está obligada a cambiar aún más. Algunas empresas pueden preguntar si tiene sentido tener oficinas en los centros de las ciudades. En una era de colaboración remota, el software y los documentos se encuentran en la nube y las oficinas podrían dispersarse a lugares más baratos. El plan de negocios de Neumann está hecho jirones. Pero una de sus ideas seguramente es correcta: la oficina de mediados del siglo XXI será tan diferente de la actual como la fábrica de alta tecnología de la fábrica victoriana. Lampadia